Το αντικείμενο της σύμβασης που είχε περιγραφεί σε αδρές γραμμές στη φάση της αρχικής σύλληψης του έργου (το έργο αποτελεί μια ολοκληρωμένη παρέμβαση που πολύ πιθανόν να υλοποιηθεί μέσω περισσοτέρων της μιας συμβάσεων) θα πρέπει στο παρόν στάδιο να προσδιοριστεί αναλυτικότερα, με τη σύνταξη των Όρων Εντολής και των Τεχνικών Προδιαγραφών (Παράρτημα ΙΙ των Εγγράφων Διαγωνισμού).
Στο Κεφάλαιο 1 του Οδηγού προσδιορίστηκαν τα βασικά στοιχεία του έργου και συντάχθηκε το Τεχνικό Δελτίο έργου (Project fiche), στο οποίο καταγράφηκαν το αντικείμενο, οι στόχοι, οι επιμέρους δραστηριότητες, ο τρόπος οργάνωσης, ο προϋπολογισμός, η κατάτμηση σε επιμέρους συμβάσεις, οι κίνδυνοι, οι περιορισμοί και οι προϋποθέσεις για την υλοποίηση του έργου.
Επομένως τα στοιχεία και οι πληροφορίες του Τεχνικού Δελτίου έργου αποτελούν τα βασικά δεδομένα για τον καθορισμό του αντικειμένου της σύμβασης.
Στην περίπτωση έργων τα οποία θα υλοποιηθούν μέσω μιας μόνο σύμβασης (οδηγίες για το διαχωρισμό του έργου σε επιμέρους συμβάσεις δίνονται στην παράγραφο 2.8.7 του Κεφαλαίου 2) ή μέσω περισσότερων ομοειδών όμως συμβάσεων, πολλά από τα απαιτούμενα στοιχεία για τη σύνταξη των Όρων Εντολής, έχουν καταγραφεί στο Τεχνικό Δελτίο έργου. Αντίθετα σε περιπτώσεις έργων που θα υλοποιηθούν μέσω περισσοτέρων της μιας συμβάσεων, το αντικείμενο των οποίων είναι διαφορετικό, το παρόν στάδιο αποκτά ιδιαίτερη σημασία καθώς σε αυτό θα πρέπει να καθοριστεί το αντικείμενο των επιμέρους συμβάσεων.
Η Αναθέτουσα Αρχή θα πρέπει να καταγράψει τις δυνατές πηγές άντλησης πληροφοριών (εκτός του Τεχνικού Δελτίου έργου, το οποίο όπως προαναφέρθηκε αποτελεί τη βασική πηγή πληροφοριών) που θα την βοηθήσουν στην εργασία του καθορισμού του αντικειμένου της σύμβασης.
Στον Πίνακα που ακολουθεί είναι καταγεγραμμένες οι πιθανές πηγές (έγγραφα ή άτομα) άντλησης χρήσιμων πληροφοριών.
| ΠΙΘΑΝΕΣ ΠΗΓΕΣ ΑΝΤΛΗΣΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΓΙΑ ΤΟΝ ΚΑΘΟΡΙΣΜΟ ΤΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ ΤΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ |
| Παρόμοιες ή συναφείς συμβάσεις που είναι υπό εξέλιξη ή έχουν ολοκληρωθεί |
| Επιχειρησιακά σχέδια και στρατηγικοί στόχοι της Αναθέτουσας Αρχής |
| Στελέχη της διοίκησης της Αναθέτουσας Αρχής |
| Στελέχη άλλων Αναθετουσών Αρχών που έχουν υλοποιήσει παρόμοιες ή συναφείς συμβάσεις |
| Χρήστες ή ωφελούμενοι από τα αποτελέσματα της σύμβασης |
| Εμπειρογνώμονες εξειδικευμένοι στο αντικείμενο της σύμβασης |
| Ανεξάρτητοι σύμβουλοι |
| Εμπορικές ενώσεις ή επιμελητήρια |
| Ενδιαφερόμενοι φορείς |
Πίνακας 3-10: Πιθανές πηγές άντλησης πληροφοριών για τον καθορισμό του αντικειμένου της σύμβασης
Ειδικότερα στο στάδιο αυτό πρέπει να αναλυθούν και να καταγραφούν όλα τα επιμέρους στοιχεία που θα επιτρέψουν στους Οικονομικούς Φορείς να αποκτήσουν πλήρη εικόνα του αντικειμένου που αναμένεται να υλοποιηθεί με την υπόψη σύμβαση και να ετοιμάσουν μια ανταγωνιστική προσφορά, προσδιορίζοντας τις βέλτιστες για το έργο λύσεις.
Τα επί μέρους στοιχεία που θα πρέπει να συγκεντρωθούν για τον καθορισμό του αντικειμένου της σύμβασης, ανεξάρτητα από τον τρόπο και τη σειρά αναφοράς τους στο Παράρτημα ΙΙ: «Όροι Εντολής – Τεχνικές Προδιαγραφές», των πρότυπων εγγράφων διαγωνισμού, μπορούν να κατηγοριοποιηθούν ως εξής:
- Ανάλυση και εξειδίκευση του περιεχομένου της σύμβασης
- Ειδικές απαιτήσεις - Τεχνικές προδιαγραφές
- Περιβάλλον υλοποίησης
