Όταν λαμβάνονται αποφάσεις για τη δημοσίευση Προκήρυξης Διαγωνισμού, είναι σημαντικό αυτό να γίνεται με τέτοιο τρόπο ώστε η αγορά να ανοίγει στον ανταγωνισμό. Συνεπώς, ο μοναδικός τρόπος με τον οποίο είναι δυνατή η συμμόρφωση με τις απαιτήσεις που έχουν τεθεί από το Ευρωπαϊκό Δικαστήριο είναι μέσω της δημοσίευσης μίας επαρκώς προσβάσιμης προκήρυξης στον κατάλληλο χρόνο, ο οποίος επιτρέπει την ανταπόκριση μέσω της υποβολής προσφορών.

  Μία Προκήρυξη Διαγωνισμού θα πρέπει να περιλαμβάνει τα εξής βασικά στοιχεία:

Πίνακας 2-11: Βασικά περιεχόμενα Προκήρυξης Διαγωνισμού για τη σύναψη δημόσιας σύμβασης

Αναθέτουσα Αρχή – Δηλώστε την Αναθέτουσα Αρχή, που μπορεί επίσης να περιλαμβάνει κάποιον συνεργαζόμενο οργανισμό (partner organisation) ή φορέα που συμμετέχει στη χρηματοδότηση.
Περιγραφή Έργου – Συνοπτική επεξήγηση των απαιτήσεων.
Χρονικό πλαίσιο – Ημερομηνία έναρξης, ημερομηνία ολοκλήρωσης και διάρκεια του Έργου.
Περιβαλλοντικά ζητήματα – Πρέπει να περιλαμβάνονται ως μέρος της Προκήρυξης μόνον εάν αποτελούν βασικά ζητήματα για την επιτυχία του Έργου και απαιτείται συγκεκριμένη εξειδικευμένη εμπειρία. Διαφορετικά θα πρέπει περιλαμβάνονται ως μέρος των Όρων Εντολής.

Εμπειρία/ Προσόντα που Απαιτούνται για τη Σύμβαση –
Εφόσον οι απαιτήσεις αυτές περιληφθούν στην Προκήρυξη, τότε μόνο οι αιτούντες εκείνοι που μπορούν να τις ικανοποιήσουν θα μπουν στη διαδικασία να υποβάλλουν αίτηση συμμετοχής – π.χ. οι Αναθέτουσες Αρχές μπορεί να απαιτούν ένας εργολήπτης να έχει 3ετή τουλάχιστον εμπειρία στην εκτέλεση σημαντικών οδικών έργων προκειμένου να υποβάλει προσφορά για την κατασκευή αυτοκινητοδρόμου μεταξύ Πάφου και Λευκωσίας
Προθεσμία Υποβολής– Κανονικά θα περιλαμβάνει τόσο την ημερομηνία όσο και την ώρα κατά την οποία η ολοκληρωμένη προσφορά θα πρέπει βρίσκεται στα χέρια της Αναθέτουσας Αρχής.
Επικοινωνία – Μπορεί να έχει τη μορφή στοιχείων ορισμένου προσώπου ή γενικότερου σημείου επαφής στα πλαίσια κάποιου τμήματος.

 

  Στο πλαίσιο όλων των Έργων που χρηματοδοτούνται ή συγχρηματοδοτούνται από Προγράμματα της ΕΕ, θα πρέπει να αναφέρεται η προέλευση της χρηματοδότησης έτσι ώστε να προάγεται η ΕΕ.

  Η δημοσίευση προκηρύξεων/γνωστοποιήσεων γίνεται σε τρία στάδια κατά τη διαδικασία διενέργειας διαγωνισμού, ως εξής:


Προκαταρκτική Προκήρυξη (Prior Information Notice – PIN)

Η Προκαταρκτική Προκήρυξη (PIN) αποτελεί μηχανισμό αρχικής ειδοποίησης, προκειμένου οι οικονομικοί φορείς να ενημερωθούν ότι επίκειται Προκήρυξη Διαγωνισμού. Η Προκαταρκτική Προκήρυξη περιλαμβάνει πληροφορίες για τα βασικά χαρακτηριστικά Έργου για το οποίο πρόκειται να συναφθεί σύμβαση εντός των επόμενων 12 μηνών.

  Η δημοσίευση Προκαταρκτικής Προκήρυξης (PIN) στην Επίσημη Εφημερίδα της ΕΕ βοηθά τις Αναθέτουσες Αρχές να επιτύχουν μεγαλύτερη διαφάνεια, και επιτρέπει  στους οικονομικούς φορείς να προετοιμαστούν εκ των προτέρων για επικείμενες συμβάσεις. Επιτρέπει επίσης στις Αναθέτουσες Αρχές να ορίσουν μικρότερους χρόνους για την υποβολή των Εκδηλώσεων Ενδιαφέροντος ή των Προσφορών.

Προκήρυξη Διαγωνισμού (Contract Notice)

Όταν για τη διενέργεια ενός διαγωνισμού χρησιμοποιείται η ανοικτή διαδικασία, η Προκήρυξη λειτουργεί ως πρόσκληση συμμετοχής στη διαγωνιστική διαδικασία. Όπου χρησιμοποιείται η κλειστή διαδικασία, η Προκήρυξη επιτρέπει στους οικονομικούς φορείς να υποβάλουν Εκδήλωση Ενδιαφέροντος.

  Οι Αναθέτουσες Αρχές χρησιμοποιούν υποχρεωτικά το Ηλεκτρονικό Σύστημα Σύναψης Συμβάσεων για τη δημοσίευση των προκηρύξεων τους στα πιο κάτω μέσα:

•   Συμπλήρωμα της Επίσημης Εφημερίδας της Ευρωπαϊκής Ένωσης (TED – Tenders Electronic Daily) – Η δημοσίευση στην Επίσημη Εφημερίδα της ΕΕ είναι υποχρεωτική όταν τα Έργα υπερβαίνουν τα κατώτατα όρια της ΕΕ, ενώ δεν είναι υποχρεωτική για συμβάσεις μικρής αξίας.

•   Επίσημη Εφημερίδα της Κυπριακής Δημοκρατίας – Η δημοσίευση στην Επίσημη Εφημερίδα της Κυπριακής Δημοκρατίας είναι υποχρεωτική όταν για τα Έργα χρησιμοποιείται η ανοικτή ή κλειστή διαδικασία, ενώ δεν είναι υποχρεωτική για συμβάσεις μικρής αξίας όπου χρησιμοποιείται η συνοπτική διαδικασία.

•   Στο ίδιο το Ηλεκτρονικό Σύστημα Σύναψης Συμβάσεων – το οποίο αποτελεί την εθνική πηγή πληροφόρησης που περιλαμβάνει όλες τις προκηρύξεις που δημοσιεύονται.

Οι Αναθέτουσες Αρχές έχουν την ευχέρεια να χρησιμοποιούν επιπρόσθετα από τα πιο πάνω υποχρεωτικά μέσα και τα πιο κάτω:

•   Διαδίκτυο - Η ευρεία διαθεσιμότητα και η ευκολία χρήσης του Παγκόσμιου Ιστού (World Wide Web) καθιστά τις δημοσιεύσεις Προκηρύξεων Διαγωνισμών πολύ ευκολότερα προσβάσιμες, ιδιαίτερα για τις επιχειρήσεις από άλλα Κράτη Μέλη και για τις ΜΜΕ που αναζητούν μικρότερες συμβάσεις.

•   Περιοδικές εκδόσεις εθνικής ή άλλης κυκλοφορίας που ειδικεύονται στη δημοσίευση προκηρύξεων διαγωνισμών για δημόσιες συμβάσεις, εφημερίδες εθνικής ή τοπικής κυκλοφορίας ή εξειδικευμένες εκδόσεις.

•   Τοπικές εκδόσεις – Οι αναθέτουσες αρχές μπορούν επίσης να χρησιμοποιούν για τους σκοπούς της δημοσίευσης τοπικά έντυπα μέσα, όπως π.χ. τοπικές εφημερίδες, περιοδικές εκδόσεις με ανακοινώσεις των Δημοτικών Αρχών (municipal announcement journals) ή ακόμη και πίνακες ανακοινώσεων.

Κατά τον προγραμματισμό ενός Έργου σύναψης δημόσιας σύμβασης, είναι σημαντικό να εξασφαλίζεται ότι οι Αναθέτουσες Αρχές προχωρούν σε αποτελεσματική δημοσίευση στο κατάλληλο μέσο, ώστε να μεγιστοποιείται ο δυνητικός ανταγωνισμός.
 
Γνωστοποίηση Ανάθεσης Σύμβασης (Contract Award Notice)

Η Γνωστοποίηση ανάθεσης σύμβασης θα πρέπει να δημοσιεύεται για όλες τις συμβάσεις που ανατίθενται μετά από δημοσίευση διαγωνισμού. Η ίδια υποχρέωση ισχύει για τους διαγωνισμούς που ανατίθενται μετά από διαδικασία διαπραγμάτευσης χωρίς δημοσίευση. Η Γνωστοποίηση παρέχει πληροφορίες για την ανάθεση της σύμβασης, την αξία της σύμβασης και τον επιτυχόντα οικονομικό φορέα.