Σε κάθε περίπτωση που διαπιστώνεται η ανάγκη προσθήκης ή διόρθωσης στα έγγραφα του διαγωνισμού, η Αναθέτουσα Αρχή/Αναθέτων Φορέας θα πρέπει να είναι σε θέση να διακρίνει τη βαρύτητα της και να την κατηγοριοποιεί ως ουσιώδη ή επουσιώδη. Η οριοθέτηση μεταξύ ουσιωδών και επουσιωδών διαφοροποιήσεων πρέπει να υπακούει στις αρχές της διαφάνειας και της ίσης μεταχείρισης όχι μόνο των υποψηφίων και των προσφερόντων αλλά και των εν δυνάμει υποψηφίων ή προσφερόντων οικονομικών φορέων εφόσον η διαφοροποίηση δυνατόν να επηρεάζει τη δυνατότητα συμμετοχής στο διαγωνισμό.

Σε περίπτωση που οι επιβαλλόμενες προσθήκες ή διορθώσεις χαρακτηρίζονται ως ουσιώδεις, επιβάλλεται μαζί με τη διόρθωση των εγγράφων διαγωνισμού και η παραχώρηση τέτοιας παράτασης στο χρόνο υποβολής των προσφορών, που να επιτρέπει την ετοιμασία της προσφοράς και να διασφαλίζει την ίση μεταχείριση μεταξύ των ενδιαφερομένων. Ενώ, στην περίπτωση που οι διορθώσεις αφορούν μικρού εύρους προσθήκες, διορθώσεις ή τροποποιήσεις επί των εγγράφων του διαγωνισμού, με αποτέλεσμα να κρίνονται ως επουσιώδεις, η Αναθέτουσα Αρχή δεν παρατείνει την προθεσμία υποβολής των προσφορών. Αναφέρεται περαιτέρω ότι η επουσιώδης τροποποίηση είναι αυτή που λειτουργεί διευκρινιστικά προς τους ενδιαφερόμενους και δεν επηρεάζει την προετοιμασία της προσφοράς τους. Περισσότερα στο υποκεφάλαιο 3.4.

Είναι υποχρεωτικό όλοι οι διαγωνισμοί να δημοσιεύονται στο Ηλεκτρονικό Σύστημα Σύναψης Συμβάσεων http://www.eprocurement .gov.cy/epps/home.do Μέσω της δημοσίευσης στο Σύστημα, οι διαγωνισμοί δημοσιεύονται και στην επίσημη εφημερίδα της Κυπριακής Δημοκρατίας (δεν υπάρχει άλλος τρόπος να δημοσιευτεί ένας διαγωνισμός στην Επίσημη Εφημερίδα). Η Αναθέτουσα Αρχή έχει το δικαίωμα μετά την πιο πάνω δημοσίευση, να προχωρήσει είτε με ανάρτηση στην ιστοσελίδα της είτε με δημοσίευση στον εγχώριο τύπο.

Οι Αναθέτουσες Αρχές είναι υποχρεωμένες να δημοσιεύουν τα έγγραφα των διαγωνισμών ηλεκτρονικά στο Ηλεκτρονικό Σύστημα Δημοσίων Συμβάσεων (eProcurement). Τα έγγραφα διατίθενται δωρεάν μέσω του ηλεκτρονικού συστήματος ενώ κατ΄ εξαίρεση σε περίπτωση που για κάποιους ειδικούς λόγους (π.χ. κάποια έγγραφα ή μέρος αυτών έχουν πολύ μεγάλο μέγεθος ή ευαίσθητες πληροφορίες) κρίνεται από την Αναθέτουσα Αρχή ότι δεν πρέπει να δημοσιευτούν, τα συγκεκριμένα αυτά έγγραφα μπορούν να διατίθενται σε έντυπη μορφή.

Υπάρχουν ειδικές απαιτήσεις για διαγωνισμούς που συγχρηματοδοτούνται από τα Ευρωπαϊκά Ταμεία και αφορούν κυρίως εγκρίσεις σε διάφορα στάδια του διαγωνισμού. Κατευθυντήριες γραμμές που περιέχουν όλες τις σχετικές πληροφορίες και υποχρεώσεις των Αναθετουσών Αρχών /Αναθέτοντων Φορέων για τις συμβάσεις που συγχρηματοδοτούνται, θα βρείτε στον σύνδεσμο https://structuralfunds.org.cy/eLibrary-Circulars.

Η νομοθεσία των δημοσίων συμβάσεων δεν περιέχει τέτοιες πρόνοιες. Εφόσον η υποβολή γίνεται ηλεκτρονικά, η Επιτροπή Αξιολόγησης έχει πρόσβαση στις υποβληθείσες προσφορές για να προχωρήσει με την ηλεκτρονική αξιολόγηση τους. Εξάλλου η εκτύπωση των εγγράφων και η αποστολή τους αναιρεί ένα από τα πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής υποβολής.

Η δημοσίευση προκαταρκτικής προκήρυξης δεν είναι υποχρεωτική και η προκαταρκτική προκήρυξη δεν είναι δεσμευτική. Εντούτοις ενδείκνυται η χρήση της, προκειμένου οι Αναθέτουσες Αρχές να αυξήσουν την πιθανότητα να πετύχουν καλύτερες συνθήκες ανταγωνισμού με τη συμμετοχή περισσότερων ενδιαφερόμενων οικονομικών φορέων στους διαγωνισμούς που πρόκειται να διενεργήσουν για την ανάθεση συμβάσεων υπηρεσιών, έργων ή προμηθειών.

Το «όφελος» που προκύπτει για τις Αναθέτουσες Αρχές, από τη δημοσίευση προκαταρκτικής προκήρυξης, είναι η δυνατότητα χρήσης του δικαιώματος των μειωμένων προθεσμιών παραλαβής προσφορών στους διαγωνισμούς που θα διενεργήσουν, και εφόσον η συνολική εκτιμώμενη αξία των συμβάσεων που προβλέπουν να αναθέσουν εντός του έτους είναι ίση ή ξεπερνά τα οριζόμενα από το Ν.73(1)/2016 κατώτατα όρια ( άρθρο 9).