Η οριστική παραλαβή ενός Πληροφοριακού Συστήματος από την Αναθέτουσα Αρχή πραγματοποιείται μετά την επιτυχή διεξαγωγή των δοκιμών αποδοχής του συστήματος (acceptance testing), εκτός εάν προβλέπεται στη σύμβαση περίοδος πιλοτικής λειτουργίας, οπότε η επιτυχής διεξαγωγή των δοκιμών αποδοχής σηματοδοτεί την προσωρινή παραλαβή του Συστήματος.

 Η διαδικασία δοκιμών και ελέγχου αποδοχής συστήματος έχει στόχο να διασφαλίσει ότι το ελεγχόμενο πληροφοριακό σύστημα ικανοποιεί τα ορισθέντα κριτήρια αποδοχής των χρηστών και του προσωπικού πληροφορικής, καθώς και τους επιχειρησιακούς στόχους του Ιδιοκτήτη του Έργου γενικότερα. Η διαδικασία αυτή περιλαμβάνει συνοπτικά τις ακόλουθες φάσεις:

1. Σχεδιασμός των δοκιμών αποδοχής: Κατά τη φάση αυτή θα πρέπει καταρχήν να καθοριστούν τα κριτήρια αποδοχής (acceptance criteria) του συστήματος. Στον παρακάτω Πίνακα παρουσιάζονται οι σημαντικότερες κατηγορίες κριτηρίων που προκύπτουν από τα είδη των δοκιμών που είναι δυνατόν να διεξαχθούν κατά τον έλεγχο αποδοχής του συστήματος.

Πίνακας 6-18: Κατηγορίες Κριτηρίων Αποδοχής Πληροφοριακού Συστήματος

Στη συνέχεια θα πρέπει να καθοριστούν οι συνθήκες αποδοχής (acceptance conditions), δηλαδή οι προϋποθέσεις κάτω από τις οποίες μπορεί να γίνει η αποδοχή και παραλαβή κάθε υποσυστήματος/ εφαρμογής που έχει παραδοθεί από τον Ανάδοχο και έχει περάσει από την διαδικασία δοκιμών αποδοχής. Για τον καθορισμό των συνθηκών αποδοχής κάθε υποσυστήματος συνυπολογίζονται οι εξής παράγοντες:

• Πολυπλοκότητα του υποσυστήματος και κρισιμότητα της αποστολής του (ποσοστό ανοχής λαθών).
• Προσεκτική, συστηματική και επαρκής επιλογή των κριτηρίων αποδοχής.
• Ορισμός των κατάλληλων, σε αριθμό και εύρος, περιπτώσεων ελέγχου και σεναρίων δοκιμών ώστε να διασφαλίζεται η επαρκής αξιολόγηση των κριτηρίων αποδοχής.
• Τα αποτελέσματα της εκτέλεσης των δοκιμών αποδοχής (δηλ. αριθμός των λαθών, και η βαρύτητα κάθε λάθους).

Για καθένα από τα επιλεγέντα κριτήρια αποδοχής ορίζονται οι περιπτώσεις ελέγχου (test cases) οι οποίες θα εκτελεστούν για να διαπιστωθεί η ικανοποίηση του κριτηρίου. Κάθε περίπτωση ελέγχου καθορίζει τα δεδομένα εισόδου, τα αναμενόμενα αποτελέσματα, τις συνθήκες και τα επιμέρους βήματα για την εκτέλεση της περίπτωσης ελέγχου. Οι περιπτώσεις ελέγχου που έχουν κάποια λογική συνάφεια και αλληλουχία μπορούν να ομαδοποιηθούν σε σενάρια δοκιμών (test scenarios). Εάν δύο ή περισσότερα υποσυστήματα επικοινωνούν μεταξύ τους ή τα αποτελέσματα του ενός αποτελούν δεδομένα εισόδου για το άλλο, τότε ορίζονται και σενάρια δοκιμών που εξετάζουν τις περιπτώσεις αυτές και καλύπτουν έτσι περισσότερα του ενός υποσυστήματα.

Τέλος θα πρέπει να προσδιοριστούν τα δεδομένα δοκιμών (test data) που θα χρησιμοποιηθούν για την εκτέλεση των περιπτώσεων ελέγχου και των σεναρίων δοκιμών, τα οποία θα πρέπει να καλύπτουν το σύνολο των πιθανών περιπτώσεων.

2. Προετοιμασία για τη δοκιμή αποδοχής: Κατά τη φάση αυτή προετοιμάζονται όλα τα στοιχεία που απαιτούνται για να ξεκινήσει η εκτέλεση των δοκιμών αποδοχής συστήματος, δηλαδή η εγκατάσταση του περιβάλλοντος δοκιμών, ο ορισμός της ομάδας δοκιμών αποδοχής συστήματος και η προετοιμασία και εγκατάσταση, όπου απαιτείται, των δεδομένων που θα χρησιμοποιηθούν κατά την εκτέλεση των περιπτώσεων ελέγχου.

3. Εκτέλεση των δοκιμών αποδοχής: Κατά τη φάση αυτή εκτελούνται τα σενάρια δοκιμών αποδοχής, καταγράφονται τα προβλήματα που θα προκύψουν και προτείνονται ενέργειες για την επίλυσή τους. Γενικά τα σενάρια δοκιμών αποδοχής διακρίνονται σε δύο μεγάλες κατηγορίες:

• τα σενάρια δοκιμών αποδοχής χρηστών, τα οποία αφορούν τη λειτουργικότητα (λειτουργικές και μη-λειτουργικές απαιτήσεις) που το σύστημα προσφέρει στον χρήστη και
• τα σενάρια δοκιμών αποδοχής προσωπικού πληροφορικής, τα οποία αφορούν διαδικασίες του προσωπικού πληροφορικής που σχετίζονται με το σύστημα, όπως διαδικασίες εγκατάστασης, εκκίνησης, διαχείρισης πόρων και απόδοσης συστήματος, φύλαξης δεδομένων (back-up), ανάκαμψης του συστήματος κλπ.

Τα αποτελέσματα της εκτέλεσης των δοκιμών αποδοχής ενσωματώνονται στην αναφορά αποτελεσμάτων δοκιμών αποδοχής συστήματος. Ο σκοπός της αναφοράς αυτής είναι να δώσει μία πλήρη εικόνα του υπό παράδοση συστήματος και του βαθμού που αυτό ικανοποιεί τα κριτήρια αποδοχής που έχουν τεθεί. Η αναφορά αυτή προετοιμάζεται από τους χρήστες και το προσωπικό πληροφορικής που συμμετείχε στον έλεγχο και παραδίδεται στον Υπεύθυνο Συντονιστή, ο οποίος αφού τη μελετήσει ετοιμάζει και δική του εισήγηση την οποία παραδίδει στην Καθοδηγητική Επιτροπή. Εάν έχουν προκύψει λάθη κατά την εκτέλεση των δοκιμών αποδοχής, ο Ανάδοχος θα πρέπει να ετοιμάσει και να υποβάλει στον Υπεύθυνο Συντονιστή μια πρόταση στην οποία θα περιλαμβάνονται: η λίστα λαθών που θα διορθωθούν, το χρονοδιάγραμμα επίλυσης και η προτεινόμενη ημερομηνία επανάληψης της διαδικασίας δοκιμών αποδοχής.

4. Αξιολόγηση των αποτελεσμάτων και παραλαβή του συστήματος: Κατά τη φάση αυτή, η Καθοδηγητική Επιτροπή, έχοντας ως βάση την αναφορά αποτελεσμάτων δοκιμών αποδοχής συστήματος, τις εισηγήσεις των χρηστών και του Υπεύθυνου Συντονιστή, τα κριτήρια αποδοχής και τις συνθήκες αποδοχής, αξιολογεί την όλη διαδικασία δοκιμών αποδοχής. Με βάση τα αποτελέσματα της αξιολόγησης η Καθοδηγητική Επιτροπή θα αποφανθεί σχετικά με την προσωρινή ή οριστική παραλαβή του συστήματος και θα συντάξει το πρωτόκολλο προσωρινής ή οριστικής παραλαβής.

Σε περίπτωση που προβλέπεται στους όρους της σύμβασης περίοδος πιλοτικής λειτουργίας του συστήματος, τότε αφού ολοκληρωθούν επιτυχώς όλοι οι έλεγχοι και η εκπαίδευση του προσωπικού των πιλοτικών εγκαταστάσεων, αρχίζει η πιλοτική λειτουργία, η οποία διαρκεί για το χρονικό διάστημα που ορίζεται στους όρους εντολής. Κατά την διάρκεια της περιόδου αυτής το σύστημα εγκαθίσταται και λειτουργεί σε δοκιμαστικό περιβάλλον ή/και πραγματικές συνθήκες εργασίας σε επιλεγμένα σημεία εγκατάστασης.
Κατά την περίοδο πιλοτικής λειτουργίας ο Ανάδοχος οφείλει να:

• επιβεβαιώνει και να επικαιροποιεί τα σενάρια δοκιμών καθ’ όλη τη διάρκεια της περιόδου αυτής
• διεξάγει τελικές δοκιμές ελέγχου λειτουργικότητας, προσθήκες/ τροποποιήσεις, σύνθεση, πιλοτική χρήση κλπ. με στόχο να επιβεβαιώνεται η εύρυθμη λειτουργία και η καλή συνεργασία των εφαρμογών του συστήματος
• επιλύει προβλήματα των χρηστών και να τους υποστηρίζει στη λειτουργία των εφαρμογών
• βελτιώνει τις εφαρμογές
• διορθώνει και διαχειρίζεται λάθη
• επικαιροποιεί την τεκμηρίωση του συστήματος

 Σε περίπτωση εμφάνισης σοβαρών προβλημάτων που καθιστούν αδύνατη τη χρήση του Πληροφοριακού Συστήματος, η Αναθέτουσα Αρχή δικαιούται είτε να προχωρήσει στον τερματισμό της Σύμβασης (βλέπε ενότητα 6.5.7 «Τερματισμός Σύμβασης»), είτε να θέσει εύλογη προθεσμία στον Ανάδοχο για την αποκατάσταση των προβλημάτων και την επανέναρξη της περιόδου πιλοτικής λειτουργίας.

 Στην περίπτωση που η σύμβαση προβλέπει πιλοτική λειτουργία, η οριστική παραλαβή του συστήματος γίνεται μετά και την επιτυχή ολοκλήρωση της πιλοτικής λειτουργίας.

 Μετά την οριστική παραλαβή του συστήματος ξεκινά το χρονικό διάστημα της περιόδου εγγύησης. Σε περίπτωση εμφάνισης ατελειών ή ελαττωμάτων ή έλλειψης ιδιοτήτων του Πληροφοριακού Συστήματος κατά τη διάρκεια της περιόδου εγγύησης, η Αναθέτουσα Αρχή θα πρέπει να ενημερώνει σχετικά τον Ανάδοχο ο οποίος υποχρεούται στην άμεση αποκατάσταση αυτών των ατελειών ή ελαττωμάτων.