Στη συνέχεια θα παρουσιαστεί η διεξαγωγή ανταγωνιστικής διαδικασίας με διαπραγμάτευση με περισσότερους από ένα οικονομικούς φορείς λόγω π.χ. ειδικών περιστάσεων που σχετίζονται με την πολυπλοκότητα της σύμβασης.
Η διαδικασία είναι διαδικασία δύο σταδίων (πρόσκληση αίτησης συμμετοχής ή στάδιο εκδήλωσης ενδιαφέροντος για διαπραγμάτευση και στάδιο υποβολής προσφορών που συμπεριλαμβάνει την πρόσκληση για διαπραγμάτευση).
Η Αναθέτουσα Αρχή δημοσιεύει την Προκήρυξη Σύμβασης. Εν συνεχεία η Αναθέτουσα Αρχή προεπιλέγει τους οικονομικούς φορείς με τους οποίους θα διαπραγματευθεί τις προσφορές τους. Η προεπιλογή γίνεται με τα κριτήρια επιλογής που περιγράφονται στην πρόσκληση Αίτησης συμμετοχής.
Νοείται ότι στα έγγραφα της διαδικασίας σύναψης σύμβασης:
➢ καθορίζεται το αντικείμενο της σύμβασης, περιγράφοντας τις ανάγκες τους και τα χαρακτηριστικά που απαιτούνται για τις προμήθειες, τα έργα ή τις υπηρεσίες της σύμβασης και προσδιορίζοντας τα κριτήρια ανάθεσης της σύμβασης
➢ αναφέρονται τα στοιχεία της περιγραφής που αποτελούν τις ελάχιστες προϋποθέσεις που πρέπει να πληρούν όλες οι προσφορές
Με την πρόσκληση για Υποβολή Αρχικής Προσφοράς η Αναθέτουσα Αρχή θέτει το πλαίσιο της διαπραγμάτευσης και τα στοιχεία των προσφορών των οικονομικών φορέων που δύναται να αποτελέσουν αντικείμενο διαπραγμάτευσης.
Κατά τη διαπραγμάτευση η Αναθέτουσα Αρχή και οι οικονομικοί φορείς διαπραγματεύονται την προσφορά τους προκειμένου να την προσαρμόζουν στις προδιαγραφές και στους όρους που επισημαίνονται στα έγγραφα του διαγωνισμού και στους όρους της σύμβασης.
Μετά το πέρας της διαπραγμάτευσης η Αναθέτουσα Αρχή καλεί τους οικονομικούς φορείς που συμμετέχουν στη διαδικασία να υποβάλλουν τις τελικές προσφορές τους προσαρμοζόμενες στις απαιτήσεις των εγγράφων του διαγωνισμού, όπως αυτό προέκυψε από τις διαδικασίες της διαπραγμάτευσης.
Εν συνεχεία η Αναθέτουσα Αρχή αξιολογεί τις προσφορές αυτές με βάση τα κριτήρια ανάθεσης των εγγράφων του διαγωνισμού που έχουν εξ αρχής καθοριστεί και κατακυρώνει την προσφορά. Η διαδικασία ολοκληρώνεται με την υπογραφή της σχετικής σύμβασης.
Σε περίπτωση χρήσης της διαδικασίας με διαπραγμάτευση βάσει της πέμπτης προϋπόθεσης της παρ.5.1.1, η Αναθέτουσα Αρχή (όπως αναφέρθηκε και στην αντίστοιχη παράγραφο) έχει τη δυνατότητα να μη δημοσιεύσει προκήρυξη σύμβασης, εάν συμπεριλάβει στις διαπραγματεύσεις όλους τους οικονομικούς φορείς οι οποίοι υπέβαλαν προσφορές σύμφωνες προς τις τυπικές απαιτήσεις της διαδικασίας σύναψης σύμβασης, με την προϋπόθεση ότι δεν θα τροποποιηθούν ουσιωδώς οι αρχικοί όροι της σύμβασης.
Σημειώνεται ότι οι ανταγωνιστικές διαδικασίες με διαπραγμάτευση μπορούν να διεξάγονται σε διαδοχικές φάσεις ούτως ώστε να μειώνεται ο αριθμός των προς διαπραγμάτευση προσφορών με την εφαρμογή των κριτηρίων ανάθεσης που ορίστηκαν στα έγγραφα της διαδικασίας σύναψης σύμβασης. Ιδιαίτερα στις περιπτώσεις που η Aναθέτουσα Αρχή εκτιμήσει ότι θα υπάρξει μεγάλη προσέλευση ενδιαφερομένων, γεγονός που καθιστά τη διαδικασία διαπραγμάτευσης πολύπλοκη, χρονοβόρα, δαπανηρή και με περισσότερες πιθανότητες ενστάσεων, δύναται να περιορίζει σταδιακά κατά τη διαδικασία τον αριθμό των υποψηφίων με τη διεξαγωγή διαπραγματεύσεων σε διαδοχικές φάσεις νοουμένου ότι η χρήση της δυνατότητας αυτής αναφέρεται στην προκήρυξη της σύμβασης ή σε άλλο έγγραφο της διαδικασίας.
Ανάμεσα στα βήματα διαπραγμάτευσης που περιγράψαμε παραπάνω υπάρχουν πολλές εναλλακτικές δυνατότητες που μία Αναθέτουσα Αρχή μπορεί να ακολουθήσει, από τις πιο απλές προς τις πιο πολύπλοκες. Πριν καθοριστούν τα στάδια της διαδικασίας πρέπει να λαμβάνονται υπόψη παράμετροι όπως η πολυπλοκότητα της σύμβασης.
Πρέπει να σημειωθεί ότι δυνάμει της νομολογίας του Ευρωπαϊκού Δικαστηρίου τέτοιοι διάλογοι, διαβουλεύσεις και διαπραγματεύσεις δεν επιτρέπονται στο πλαίσιο των υφιστάμενων ανοικτών και κλειστών διαδικασιών.
Επειδή, οι περιπτώσεις 2, 3 και 4 του Πίνακα Περιπτώσεων για τις οποίες επιτρέπεται η προσφυγή στην Ανταγωνιστική διαδικασία με διαπραγμάτευση, είναι εξειδικευμένες λόγω του ότι σε μεγάλο βαθμό ο τρόπος χειρισμού εξαρτάται από τις κατά περίπτωση περιστάσεις και τη φύση των αναγκών, είναι πιο δόκιμο να αποταθείτε στην Αρμόδια Αρχή Δημοσίων Συμβάσεων για συγκεκριμένη καθοδήγηση.