Η αποστολή της σύναψης δημοσίων συμβάσεων είναι να εξασφαλίζει και να επιτρέπει στις Αναθέτουσες Αρχές να εκπληρώνουν τους στόχους πολιτικής και τους επιχειρησιακούς στόχους τους σχετικά με την παροχή καλύτερων δημόσιων υπηρεσιών. Η διαδικασία σύναψης δημοσίων συμβάσεων εκτείνεται σε όλο τον κύκλο ζωής ενός έργου, από την αρχική σύλληψη της ιδέας και τον ορισμό των αναγκών της δημόσιας υπηρεσίας μέχρι το τέλος της ωφέλιμης ζωής ενός περιουσιακού στοιχείου ή την περάτωση μίας σύμβασης.

Για το σύνολο του προσωπικού που εμπλέκεται στη διαδικασία σύναψης δημοσίων συμβάσεων, στόχοι είναι:

● Να εξασφαλίζει μία ανοικτή και διαφανή διαδικασία που συμμορφώνεται με την ισχύουσα νομοθεσία.

● Να επιτυγχάνει συνεχείς βελτιώσεις σε όλες τις κατηγορίες των δαπανών, μέσω μίας διαφανούς και δίκαιης διαδικασίας σύναψης δημοσίων συμβάσεων.

● Να επιτυγχάνει τη βέλτιστη σχέση ποιότητας/τιμής σε όλες τις δραστηριότητες σύναψης δημοσίων συμβάσεων.

● Να προάγει τις ίσες ευκαιρίες για όλες τις επιχειρήσεις, και ιδιαίτερα για τις Μικρομεσαίες Επιχειρήσεις (ΜΜΕ) και τις Κοινωνικές Επιχειρήσεις.

● Να συνεργάζεται με τον ιδιωτικό τομέα και με άλλους οργανισμούς ώστε να επιτυγχάνεται η βέλτιστη σχέση ποιότητας/τιμής (VFM), ικανοποιητική ποιότητα και αποτελεσματική παροχή των υπηρεσιών.

● Να προάγει την καινοτομία.

● Να ενθαρρύνει την περιβαλλοντική και κοινωνική αειφορία, μέσω αποτελεσματικών πολιτικών και πρακτικών σύναψης δημοσίων συμβάσεων.

Η αποστολή και οι σαφώς ορισμένοι στόχοι της σύναψης δημοσίων συμβάσεων συνδέονται με την επίτευξη βέλτιστης σχέσης ποιότητας/τιμής στις δημόσιες δαπάνες.

Η σύναψη μιας δημόσιας σύμβασης από την Αναθέτουσα Αρχή απαιτεί σημαντική δραστηριοποίηση, η οποία εξαρτάται από την πολυπλοκότητα των απαιτήσεων της σύμβασης. Η δραστηριοποίηση αναφέρεται τόσο στην έγκαιρη προετοιμασία όσο και στην ύπαρξη και αξιοποίηση εξειδικευμένης εμπειρίας. Για την εξασφάλιση των απαιτήσεων αυτών είναι αναγκαία μία δομημένη διαδικασία που θα καλύπτει τα εξής:

● Τον ορισμό του αντικειμένου της σύμβασης.

● Τον εντοπισμό των πλέον υποσχόμενων πηγών για τα παραδοτέα.

● Τον καθορισμό της πλέον κατάλληλης και ορθής διαδικασίας για τη σύναψη της δημόσιας σύμβασης.

● Τη σύνταξη των άρθρων και όρων των εγγράφων διαγωνισμού και της σύμβασης.

● Την οργάνωση της διαδικασίας διενέργειας του διαγωνισμού.

● Την οργάνωση της αξιολόγησης των προσφορών.

● Την εισήγηση για την ανάθεση της σύμβασης, λαμβάνοντας υπόψη όλα τα πλεονεκτήματα και τους κινδύνους και, τέλος,

● Τη λεπτομερή τεκμηρίωση, με τρόπο που θα ικανοποιεί τις απαιτήσεις ενδεχόμενων ελέγχων.