Όπως και στην ανοικτή και στην κλειστή διαδικασία, η ανταγωνιστική διαδικασία με διαπραγμάτευση (και ο ανταγωνιστικός διάλογος) ξεκινά με δημοσίευση «Προκήρυξης Σύμβασης» σύμφωνα με τα τυποποιημένα έγγραφα, στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης  (ΕΕΕΕ) και στην Eπίσημη Εφημερίδα της Κυπριακής Δημοκρατίας (ΕΕΚΔ) ή μόνο στην ΕΕΚΔ εφόσον η εκτιμώμενη αξία της σύμβασης είναι κάτω από τα κατώτατα όρια του άρθρου 9 του Ν. 73(Ι)/2016. Στην προκήρυξη του διαγωνισμού περιλαμβάνονται οι πληροφορίες που ορίζονται στο Παράρτημα V –Μέρος Γ του Νόμου 73/(Ι)/2016 και κάθε οικονομικός φορέας μπορεί να συμμετάσχει παρέχοντας τις πληροφορίες σε σχέση με την ποιοτική επιλογή, οι οποίες ζητούνται.

Στα έγγραφα της διαδικασίας σύναψης σύμβασης:

➢ Καθορίζεται το αντικείμενο της σύμβασης, περιγράφοντας τις ανάγκες τους και τα χαρακτηριστικά που απαιτούνται για τις προμήθειες, τα έργα ή τις υπηρεσίες της σύμβασης και προσδιορίζοντας τα κριτήρια ανάθεσης της σύμβασης

➢ αναφέρονται τα στοιχεία της περιγραφής που αποτελούν τις ελάχιστες προϋποθέσεις που πρέπει να πληρούν όλες οι προσφορές

  Οι πληροφορίες πρέπει να είναι επαρκώς ακριβείς ώστε να μπορούν οι οικονομικοί φορείς να αναγνωρίζουν τη φύση και το αντικείμενο της σύμβασης και να αποφασίζουν κατά πόσο θα ζητήσουν να συμμετάσχουν στη διαδικασία.
 
Μετά την  προκήρυξη της σύμβασης, η Αναθέτουσα Αρχή διαθέτει στους ενδιαφερόμενους τα έγγραφα της «Πρόσκλησης Υποβολής Αίτησης Συμμετοχής» με βάση τα οποία αυτοί υποβάλλουν τις αιτήσεις συμμετοχής τους. Ακολουθεί η προεπιλογή από την Αναθέτουσα Αρχή των υποψηφίων κατόπιν αξιολόγησης των πληροφοριών που έχουν παράσχει ώστε να αποφασιστεί ποιοι από τους υποψήφιους θα κληθούν για υποβολή της αρχικής τους προσφορά βάσει της οποίας θα διεξαχθούν οι διαπραγματεύσεις, με βάση τα προκαθορισμένα κριτήρια επιλογής.

  Η προεπιλογή των οικονομικών φορέων γίνεται όπως ακριβώς και κατά την κλειστή διαδικασία με τη διαφορά ότι ο ελάχιστός αριθμός των προεπιλεγέντων οικονομικών φορέων είναι 3 αντί των 5 της κλειστής διαδικασίας. Σε κάθε όμως περίπτωση, ο αριθμός των υποψηφίων που καλούνται πρέπει να είναι επαρκής ώστε η συμμετοχή να εξασφαλίζει πραγματικό ανταγωνισμό.

Αυτό σημαίνει ότι στη διαδικασία αυτή (όπως και στη διαδικασία του ανταγωνιστικού διαλόγου που παρουσιάζεται στο Παράρτημα 5-1) δεν είναι δυνατόν να προβλέπεται στα έγγραφα του διαγωνισμού να προσκληθούν δύο (2) ή ένας (1) υποψήφιος. Ισχύει και για Ανταγωνιστικό Διάλογο και Σύμπραξη Καινοτομίας.

Με την προεπιλογή των υποψηφίων για διαπραγμάτευση ολοκληρώνεται το πρώτο στάδιο της διαδικασίας.

1. Το δεύτερο στάδιο ξεκινά με την αποστολή πρόσκλησης στους προεπιλεγέντες οικονομικούς φορείς για υποβολή της αρχικής προσφοράς. Στα έγγραφα του διαγωνισμού η Αναθέτουσα Αρχή περιλαμβάνει τους όρους τους οποίους προτίθεται να διαπραγματευθεί. Οι προεπιλεγέντες υποψήφιοι υποβάλλουν στην Αναθέτουσα Αρχή τις αρχικές προσφορές τους οι οποίες θα αποτελέσουν τη βάση των επακόλουθων διαπραγματεύσεων.

  Κατά την ανταγωνιστική διαδικασία με διαπραγμάτευση (όπως και κατά τον ανταγωνιστικό διάλογο), οι Αναθέτουσες Αρχές καλούν αριθμό υποψηφίων τουλάχιστον ίσο προς τον ελάχιστο αριθμό υποψηφίων που έχει καθορισθεί εκ των προτέρων. Στην περίπτωση που ο αριθμός των υποψηφίων που ικανοποιούν τα κριτήρια επιλογής και τα ελάχιστα επίπεδα ικανότητας είναι μικρότερος από το ελάχιστο όριο, η Αναθέτουσα Αρχή μπορεί να συνεχίζει τη διαδικασία νοουμένου πάντα ότι αποδεικνύει ότι υπάρχει επαρκής ανταγωνισμός, καλώντας τους υποψήφιους που πληρούν τα απαιτούμενα επίπεδα ικανοτήτων. Η Αναθέτουσα Αρχή δεν μπορεί να περιλαμβάνει στη διαδικασία διαπραγμάτευσης άλλους οικονομικούς φορείς που δεν υπέβαλαν αίτηση συμμετοχής ή υποψήφιους που δεν ικανοποιούν τα κριτήρια επιλογής.

2.Μετά την αξιολόγηση των αρχικών προσφορών, η Αναθέτουσα Αρχή έχει το δικαίωμα να αναθέσει τη σύμβαση:

➢ με βάση τις αρχικές προσφορές χωρίς διαπραγμάτευση εφόσον έχει συμπεριλάβει σχετική πρόνοια ότι δηλαδή, διατηρεί τη δυνατότητα να το πράξει στη γνωστοποίηση προκήρυξης της σύμβασης ή στην πρόσκληση επιβεβαίωσης ενδιαφέροντος

ή

➢ κατόπιν διαπραγμάτευσης με τους προσφέροντες σε σχέση με τις αρχικές και όλες τις επακόλουθες προσφορές που θα υποβάλλουν εξαιρουμένης της τελικής προσφοράς.

Σκοπός των διαπραγματεύσεων
Οι διαπραγματεύσεις αποσκοπούν στη βελτίωση των προσφορών ώστε να δίνεται στις αναθέτουσες αρχές η δυνατότητα να αγοράζουν έργα, προμήθειες και υπηρεσίες απόλυτα προσαρμοσμένα στις ιδιαίτερες ανάγκες τους. Οι διαπραγματεύσεις μπορούν να αφορούν όλα τα χαρακτηριστικά των έργων, των προμηθειών και των υπηρεσιών που αγοράζονται, όπως για παράδειγμα η ποιότητα, οι ποσότητες, οι εμπορικές ρήτρες, καθώς και οι κοινωνικές, περιβαλλοντικές και καινοτόμες πτυχές, υπό τον όρο ότι δεν αποτελούν ελάχιστες απαιτήσεις.

  Υπενθυμίζεται ότι τα κριτήρια ανάθεσης και οι ελάχιστες απαιτήσεις όπως αναφέρθηκαν στην προκήρυξη του διαγωνισμού δεν υπόκεινται σε διαπραγμάτευση αλλά  αποτελούν την σταθερή βάση του διαγωνισμού.

Αρχές διεξαγωγής της διαπραγμάτευσης
Όλη η διαδικασία θα πρέπει να συνοδεύεται από κατάλληλες διασφαλίσεις με τις οποίες θα εξασφαλίζεται η τήρηση των αρχών της ίσης μεταχείρισης και της διαφάνειας.

➢ Για τη διασφάλιση της διαφάνειας και της ιχνηλασιμότητας της διαδικασίας, όλες οι φάσεις της διαπραγμάτευσης θα πρέπει να τεκμηριώνονται δεόντως και όλες οι προσφορές καθ’ όλη τη διαδικασία θα πρέπει να υποβάλλονται γραπτώς.

➢ Κατά τη διάρκεια της διαπραγμάτευσης, οι Αναθέτουσες Αρχές εξασφαλίζουν την ίση μεταχείριση όλων των οικονομικών φορέων που συμμετέχουν και δεν παρέχουν, κατά τρόπο που να δημιουργεί διακρίσεις, πληροφορίες που ενδέχεται να ευνοούν ορισμένους οικονομικούς φορείς σε σχέση με άλλους.

➢ Οι Αναθέτουσες Αρχές δεν αποκαλύπτουν στους λοιπούς συμμετέχοντες εμπιστευτικές πληροφορίες που έχουν διαβιβαστεί από υποψήφιο ή προσφέροντα που συμμετέχει στις διαπραγματεύσεις χωρίς τη συναίνεση του. Νοείται ότι η συναίνεση του υποψηφίου ή του προσφέροντα δεν πρέπει να είναι γενικής φύσεως αλλά θα πρέπει να αφορά ειδικά στην προτιθέμενη γνωστοποίηση συγκεκριμένων πληροφοριών.

3. Η διαπραγμάτευση συνεχίζεται από την Αναθέτουσα Αρχή με τη διατύπωση διευκρινιστικών ερωτημάτων επί των προτάσεων που υποβλήθηκαν.

4. Με το πέρας της διαπραγμάτευσης, η Αναθέτουσα Αρχή, εξετάζει και αξιολογεί τα σχόλια που έχουν υποβάλλει οι οικονομικοί φορείς και αξιολογεί τις προτάσεις τους με βάση τα αποτελέσματα της διαπραγμάτευσης, οπότε και δύναται,

➢ να τροποποιήσει τα έγγραφα διαγωνισμού κατά την απόλυτη κρίση της,

και

➢ να μειώσει τον αριθμό των προς διαπραγμάτευση προσφορών με την εφαρμογή των κριτηρίων ανάθεσης όπως αυτά ορίστηκαν εξ αρχής στην προκήρυξη, νοουμένου ότι ανέφερε τη δυνατότητα αυτή εξ αρχής στην προκήρυξη. Νοείται ότι σε αυτή την περίπτωση, ο τελικός αριθμός των προς διαπραγμάτευση προσφορών πρέπει να επιτρέπει τη διασφάλιση συνθηκών πραγματικού ανταγωνισμού, εφόσον υπάρχει επαρκής αριθμός προσφερόντων , λύσεων ή προεπιλεγμένων υποψηφίων.

Η Αναθέτουσα Αρχή, αναλόγως της έκτασης των τροποποιήσεων που θα απαιτηθεί να γίνουν, ενδέχεται να εκδώσει «Τεύχος Μεταβολών» των εγγράφων του διαγωνισμού ώστε να καλυφθούν πλήρως οι απαιτήσεις της. Ακολούθως,  αποστέλλει στους προεπιλεγέντες οικονομικούς φορείς το Τεύχος Μεταβολών των εγγράφων διαγωνισμού και τους καλεί να υποβάλουν εκ νέου τροποποιημένες δεσμευτικές προσφορές, παρέχοντας τους επαρκές χρονικό διάστημα. 

Εάν η Αναθέτουσα Αρχή κρίνει ότι απαιτείται περαιτέρω βελτίωση των προσφορών δικαιούται να επαναλάβει αρκετές φορές την προηγούμενη φάση.

Μέχρι και την ημερομηνία έκδοσης του τελευταίου «Τεύχους Μεταβολών», η Αναθέτουσα Αρχή διατηρεί αυτοτελώς το δικαίωμα να επιφέρει μεταβολές στα έγγραφα του διαγωνισμού κατά την κρίση της και ασχέτως των σχολίων των οικονομικών φορέων.

4. Όταν η Αναθέτουσα Αρχή σκοπεύει να ολοκληρώσει τις διαπραγματεύσεις, ενημερώνει τους εναπομείναντες προσφέροντες και ορίζει κοινή προθεσμία για την υποβολή τυχόν νέων ή αναθεωρημένων τελικών προσφορών. Η Αναθέτουσα Αρχή επαληθεύει ότι οι τελικές προσφορές α)πληρούν τις ελάχιστες απαιτήσεις και β)τηρούν τις διατάξεις του εδαφίου 1 του άρθρου 56 του Ν73(Ι)/2016. Στη συνέχεια αξιολογούνται βάσει των κριτηρίων ανάθεσης και η σύμβαση ανατίθεται σύμφωνα με τα άρθρα 66 εώς 69  του  Ν73(Ι)/2016.

  Στο σχήμα που ακολουθεί παρουσιάζονται αναλυτικά τα επιμέρους βήματα διεξαγωγής της ανταγωνιστικής διαδικασίας με διαπραγμάτευση.

 Σχήμα 5-1: Επιμέρους βήματα της ανταγωνιστικής διαδικασίας με διαπραγμάτευση 

Στάδια διαδικασίας με διαπραγμάτευση χωρίς προηγούμενη δημοσίευση

Οι βασικές διαφορές στα στάδια και τα επιμέρους βήματα της διαδικασίας αυτής, σε σχέση με τη την ανταγωνιστική διαδικασία με διαπραγμάτευση, είναι:

• η πρόσκληση προς τους οικονομικούς φορείς δεν δημοσιεύεται αλλά αποστέλλεται σε συγκεκριμένους οικονομικούς φορείς που κατά την κρίση της Αναθέτουσας Αρχής μπορούν να εκτελέσουν το έργο, ή να προσφέρουν μια προμήθεια, ή να παρέχουν μια υπηρεσία
• Αναθέτουσα Αρχή καλεί τους υποψήφιους, που κατά την κρίση της επέλεξε, να υποβάλλουν απευθείας προτάσεις για διαπραγμάτευση. Η παράλειψη του πρώτου σταδίου γίνεται με το σκεπτικό ότι οι οικονομικοί φορείς έχουν επιλεγεί από την ίδια την Αναθέτουσα Αρχή επομένως κατά τεκμήριο πληρούν τα κριτήρια επιλογής. Παρόλα αυτά εάν η Αναθέτουσα Αρχή δεν έχει επαρκή εικόνα της κατάστασης των οικονομικών φορέων που προσκαλεί θα πρέπει να ελέγξει την εκπλήρωση των κριτηρίων επιλογής. Το δεύτερο στάδιο «Ανάθεση» διεξάγεται, κατά αναλογία, με τα ίδια βήματα  όπως στην ανταγωνιστική διαδικασία με διαπραγμάτευση.

Στο σχήμα που ακολουθεί παρουσιάζονται τα επιμέρους βήματα διαδικασίας με διαπραγμάτευση χωρίς προηγούμενη δημοσίευση.

 Σχήμα 5-2: Επιμέρους βήματα της διαδικασίας με διαπραγμάτευση χωρίς προηγούμενη δημοσίευση