Χρησιμοποιώντας τις πληροφορίες από το επικαιροποιημένο Χρονοδιάγραμμα Χρήσης Πόρων (δηλ. χρόνο απασχόλησης ανθρωπίνων πόρων, χρόνο χρησιμοποίησης εξοπλισμού/ μηχανημάτων, ποσότητες υλικών) και τις πραγματικές τιμές κόστους, καθώς και τις πληροφορίες από τα εγκεκριμένα Έντυπα Αναφοράς Εξόδων, ο Υπεύθυνος Συντονιστής παρακολουθεί τα πραγματικά κόστη που προέκυψαν κατά την περίοδο αναφοράς για τις εργασίες και επικαιροποιεί ανάλογα το Χρονοδιάγραμμα Κόστους. Συνιστάται το Χρονοδιάγραμμα Κόστους να επικαιροποιείται σε τακτική βάση και ει δυνατόν με συχνότητα ίδια με αυτήν της επικαιροποίησης του Χρονοδιαγράμματος Δραστηριοτήτων (δηλ. με την ίδια ημερομηνία κατάστασης). Οι συχνές επικαιροποιήσεις του Χρονοδιαγράμματος Κόστους όχι μόνον εξοικονομούν χρόνο μακροπρόθεσμα, αλλά επιπλέον επιτρέπουν στον Υπεύθυνο Συντονιστή να εντοπίζει γρήγορα πιθανά προβλήματα κόστους. Μικρές αποκλίσεις από το προγραμματισμένο κόστος που μπορεί να φαίνονται ασήμαντες ενδεχομένως να προκαλέσουν σημαντικά προβλήματα στην πρόοδο του Έργου ή ακόμη και υπέρβαση του προϋπολογισμού, εάν δεν αναληφθούν αμέσως διορθωτικές ενέργειες.

 Σε περίπτωση που χρησιμοποιείται εξειδικευμένο λογισμικό για την παρακολούθηση της προόδου του Έργου, το επικαιροποιημένο Χρονοδιάγραμμα Κόστους θα καταρτίζεται αυτόματα από το πρόγραμμα, χρησιμοποιώντας τις πληροφορίες των επικαιροποιημένων Χρονοδιαγραμμάτων Δραστηριοτήτων και Χρήσης Πόρων (βλ. 7.3.3.2). Το μόνο που έχετε να κάνετε στην περίπτωση αυτή είναι να ελέγχετε εάν οι αρχικές σας εκτιμήσεις για τις τιμές κόστους και το κόστος ανά χρήση ισχύουν ακόμη ή πρέπει να χρησιμοποιήσετε επικαιροποιημένες τιμές. Προφανώς, τα εγκεκριμένα έξοδα ταξιδίων, τα διοικητικά έξοδα ή άλλες περιστασιακές δαπάνες που πραγματοποιούνται κατά τη διάρκεια της περιόδου αναφοράς, πρέπει να εισάγονται με το χέρι στο Χρονοδιάγραμμα Κόστους. Θα πρέπει να αναφερθεί ότι κάθε φορά που επικαιροποιούνται τα Χρονοδιαγράμματα Δραστηριοτήτων και Χρήσης Πόρων, το πρόγραμμα, εκτός από την επικαιροποίηση του πραγματικού κόστους, επικαιροποιεί επίσης το υπολειπόμενο κόστος (δηλ. το εκτιμώμενο κόστος που αναμένεται να προκύψει για μία εργασία, χρήση πόρου ή ανάθεση).

 Σε περίπτωση που δεν χρησιμοποιείτε εξειδικευμένο λογισμικό για την παρακολούθηση της προόδου του Έργου, οι παραπάνω ενέργειες θα πρέπει να εκτελούνται με το χέρι, χρησιμοποιώντας τις πληροφορίες από τα επικαιροποιημένα χρονοδιαγράμματά σας και πιθανόν ένα φύλλο εργασίας Excel για ταχύτερους υπολογισμούς.

 Όταν επικαιροποιείτε το Χρονοδιάγραμμα Κόστους, είναι πολύ σημαντικό να δημιουργείτε ένα νέο αντίγραφο του χρονοδιαγράμματος και να τηρείτε αρχείο για κάθε έκδοση. Με αυτό τον τρόπο, δεν θα χάσετε ποτέ τα ιστορικά δεδομένα του Έργου και θα έχετε επίσης αντίγραφο κάθε χρονοδιαγράμματος για τους σκοπούς του ελέγχου.

 Αφού επικαιροποιήσετε το χρονοδιάγραμμα, μην ξεχνάτε να ενημερώνετε τα ενδιαφερόμενα μέρη για οποιαδήποτε τροποποίηση στις πληροφορίες κόστους που κρίθηκε αναγκαία και επηρεάζει τις αναθέσεις τους. Θα πρέπει επίσης να γνωρίζετε ότι οι επικαιροποιήσεις του Χρονοδιαγράμματος Κόστους μπορεί να απαιτούν προσαρμογές σε άλλα στοιχεία του Σχεδίου Έργου, όπως π.χ. στα Χρονοδιαγράμματα Δραστηριοτήτων και Χρήσης Πόρων.

Σε ειδικές περιπτώσεις, οι επικαιροποιήσεις του Χρονοδιαγράμματος Κόστους μπορεί να οδηγούν σε αλλαγές στο εγκεκριμένο Χρονοδιάγραμμα Κόστους Βάσης (Cost Schedule baseline). Οι αλλαγές αυτές μπορεί να προκύπτουν σε ανταπόκριση προς αλλαγές αντικειμένου. Εάν διαπιστώνετε ότι τα πραγματικά κόστη διαφέρουν τόσο πολύ από τις εκτιμήσεις βάσης ώστε οποιαδήποτε σύγκριση μεταξύ των δύο να μην έχει νόημα, μπορεί να χρειάζεται o ορισμός νέας βάσης (rebaselining – δηλ. να αποθηκεύσετε ένα νέο Χρονοδιάγραμμα Κόστους Βάσης), ώστε τα δεδομένα βάσης για τη μέτρηση της εξέλιξης του κόστους να είναι ρεαλιστικά. Θα πρέπει ωστόσο να είστε προσεκτικοί πριν από τον ορισμό νέας βάσης, γιατί θα χαθούν ιστορικά δεδομένα. Συνιστάται ο ορισμός νέας βάσης να χρησιμοποιείται μόνο ως έσχατο μέτρο κατά τον έλεγχο του κόστους. Αντί αυτού, το σύνηθες αποτέλεσμα της αναθεώρησης του χρονοδιαγράμματος θα πρέπει να είναι ο καθορισμός νέων στόχων κόστους.