Η δυνατότητα θέσπισης και διαχείρισης συστήματος προεπιλογής των οικονομικών φορέων δίνεται μόνο στους Αναθέτοντες Φορείς (όχι στις Αναθέτουσες Αρχές). Η δημοσίευση γνωστοποίησης συστήματος προεπιλογής μπορεί να χρησιμοποιηθεί από τους Αναθέτοντες Φορείς για την έναρξη του διαγωνισμού (ή των διαγωνισμών που θα διενεργηθούν στο πλαίσιο του συστήματος προεπιλογής που προκηρύχθηκε), χωρίς δηλαδή να απαιτηθεί η δημοσίευση προκήρυξης της σύμβασης. Οι πληροφορίες που πρέπει να περιλαμβάνει η γνωστοποίηση ενός συστήματος προεπιλογής αναλύονται στο Παράρτημα Χ του Ν. 140(Ι)/2016. Ειδικά για οποιαδήποτε αλλαγή στην περίοδο ισχύος του συστήματος προεπιλογής απαιτείται ενημέρωση της Υπηρεσίας Εκδόσεων της ΕΕ, μέσω των κατάλληλων σχετικών εντύπων.
Στην περίπτωση που οι Αναθέτοντες Φορείς επιλέξουν να συνάψουν μια σύμβαση (ή μια σειρά συμβάσεων) μέσω συστήματος προεπιλογής, τότε μετά τη γνωστοποίηση του συστήματος θα πρέπει να τηρούν μητρώο των προεπιλεγέντων (βάσει των διαδικασιών που προβλέπονται στην γνωστοποίηση για την ύπαρξη του συστήματος προεπιλογής) οικονομικών φορέων, το οποίο μπορεί να διακρίνεται σε κατηγορίες ανάλογα με τα είδη των συμβάσεων για τις οποίες ισχύει η προεπιλογή. Οι Αναθέτοντες Φορείς ορίζουν αντικειμενικούς κανόνες και κριτήρια για τον αποκλεισμό και την επιλογή οικονομικών φορέων που υποβάλλουν αίτηση για προεπιλογή, καθώς και αντικειμενικούς κανόνες και κριτήρια για τη λειτουργία του συστήματος προεπιλογής που καλύπτουν θέματα όπως η εγγραφή στο σύστημα, η περιοδική επικαιροποίηση των προεπιλογών, αν υπάρχουν, και η διάρκεια του συστήματος.
Όταν η προκήρυξη του διαγωνισμού γίνεται με γνωστοποίηση για την ύπαρξη συστήματος προεπιλογής, οι συγκεκριμένες συμβάσεις έργων, προμηθειών ή υπηρεσιών που καλύπτονται από το σύστημα προεπιλογής, ανατίθενται με κλειστές διαδικασίες ή διαδικασίες με διαπραγμάτευση, όπου όλοι οι προσφέροντες ή οι συμμετέχοντες επιλέγονται μεταξύ των υποψηφίων που έχουν ήδη προεπιλεγεί βάσει ενός τέτοιου συστήματος.
Το σύστημα προεπιλογής, το οποίο δυνατόν να περιλαμβάνει διάφορα στάδια προεπιλογής, θα πρέπει να δίνει τη δυνατότητα στους οικονομικούς φορείς να υποβάλουν, ανά πάσα στιγμή, αίτηση για προεπιλογή.