Διαχείριση Πόρων (Resource Management) είναι η διεργασία μέσω της οποίας παρακολουθείται η πραγματική πρόοδος χρήσης των πόρων και, εφόσον τούτο είναι αναγκαίο, υλοποιούνται διορθωτικές ενέργειες για την επίλυση προβλημάτων κατανομής πόρων.
Κατά τη Φάση Προγραμματισμού, διαμορφώθηκε το Χρονοδιάγραμμα Χρήσης Πόρων Βάσης (βλ. 7.3.2.1). Η βάση αυτή θα χρησιμοποιείται ως αφετηρία και αναφορά για μέτρηση της προόδου χρήσης των πόρων. Με τον τρόπο αυτό, ο Υπεύθυνος Συντονιστής θα είναι σε θέση να παρακολουθεί την κατανομή πόρων και τις επιπτώσεις της σε χρονοδιαγράμματα και προϋπολογισμούς, καθώς και να προβαίνει στις αναγκαίες ενέργειες ώστε να εξασφαλίζει ότι το Έργο εξελίσσεται σύμφωνα με τον προγραμματισμό.
Τα βήματα που ακολουθούνται για τη διαχείριση των Πόρων είναι τα εξής:
Καταγράφετε την πρόοδο χρήσης των πόρων, υπολογίζοντας το συνολικό χρόνο που αναλώθηκε από ανθρώπινους πόρους και που χρησιμοποιήθηκαν ο εξοπλισμός/ τα μηχανήματα, καθώς και την πραγματική κατανάλωση υλικών, για την εκτέλεση των δραστηριοτήτων/ εργασιών του Έργου.
Επικαιροποιείτε το Χρονοδιάγραμμα Χρήσης Πόρων σε τακτική βάση, ώστε να εξασφαλίζεται ότι η χρήση των πόρων εξελίσσεται σύμφωνα με τον προγραμματισμό.
Εντοπίζετε και επιλύετε προβλήματα κατανομής πόρων (resource allocation problems), ώστε να εξασφαλίζετε την βέλτιστη δυνατή απόδοση και τα βέλτιστα αποτελέσματα από τους πόρους, και να εξασφαλίζετε ότι το συνολικό χρονοδιάγραμμα του Έργου παραμένει ανεπηρέαστο.
Σχήμα 7 17: Βήματα που πρέπει να ακολουθούνται για τη διαχείριση πόρων
Όπως έχει ήδη αναφερθεί (βλ. 7.3.2), στην αγορά διατίθενται διάφορα πακέτα λογισμικού (π.χ. MS Project, Primavera Project Planner) που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την ανάπτυξη, την παρακολούθηση και τον έλεγχο του Χρονοδιαγράμματος Χρήσης Πόρων. Για τους σκοπούς του παρόντος Οδηγού, ωστόσο, το απλό εργαλείο που παρουσιάζεται στο Παράρτημα 7-1/ Φύλλο «Χρονοδιάγραμμα Χρήσης Πόρων» μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για την παρακολούθηση της προόδου χρήσης των πόρων κατά τη φάση Εκτέλεσης & Ελέγχου.
Στις παραγράφους που ακολουθούν περιγράφονται αναλυτικά τα βήματα που πρέπει να ακολουθούνται για την αποτελεσματική διαχείριση πόρων.
