Η αξιολόγηση των προσφορών είναι σημαντικό να διεκπεραιώνεται το συντομότερο δυνατό μετά την έναρξη της διαδικασίας. Προς τούτο οι ορίζοντες τις επιτροπές αξιολόγησης θα πρέπει να μεριμνούν ώστε να δίνεται ο χρόνος και η ευχέρεια στα μέλη ώστε να εκτελούν τα καθήκοντα τους απρόσκοπτα και συνεχόμενα.
Σε κάθε περίπτωση το Αρμόδιο Όργανο Αξιολόγησης, εφόσον πιθανολογεί ότι, για λόγους που μπορεί να οφείλονται είτε σε κακή εκτίμηση της περιόδου ισχύος των προσφορών που ορίσθηκε στα έγγραφα διαγωνισμού είτε σε μη αναμενόμενη μεγάλη προσέλευση υποψηφίων είτε σε γεγονότα ανεξάρτητα της θέλησής του που όμως επηρεάζουν τις εργασίες του, οφείλει να εισηγείται έγκαιρα προς την Αναθέτουσα Αρχή/Αναθέτοντα Φορέα την αιτούμενη παράταση ισχύος τόσο των προσφορών όσο και των κατατεθειμένων εγγυήσεων συμμετοχής
Το έργο του Αρμοδίου Οργάνου Αξιολόγησης είναι κατά κανόνα απαιτητικό και χρονοβόρο, ιδίως στις περιπτώσεις συμβάσεων που αφορούν σύνθετα έργα, με πολύπλοκο ή εκτεταμένο αντικείμενο και ανάλογου όγκου τεχνικές προδιαγραφές και απαιτήσεις. Για το λόγο αυτό τα μέλη του οργάνου οφείλουν να προετοιμάζονται κατάλληλα πριν από την επίσημη έναρξη των εργασιών τους, εκμεταλλευόμενοι το χρονικό διάστημα μεταξύ του χρόνου συγκρότησης του Οργάνου και της επίσημης έναρξης του έργου της αξιολόγησης, μετά την αποσφράγιση των προσφορών.
Το Αρμόδιο Όργανο Αξιολόγησης, είναι το όργανο που επιτελεί τον πλέον σημαντικό επί της ουσίας αλλά και επίπονο από πλευράς δυσκολίας ρόλο στη διαδικασία διενέργειας του διαγωνισμού και ανάθεσης της σύμβασης. Ειδικότερα, τα μέλη του Αρμοδίου Οργάνου Αξιολόγησης, για την ορθή εκτέλεση του έργου τους οφείλουν:
- να μελετήσουν προσεκτικά τα έγγραφα διαγωνισμού,
- να έχουν (ή να αποκτήσουν) άριστη γνώση των απαιτήσεων της Αναθέτουσας Αρχής /Αναθέτοντος Φορέα σχετικά με την υπό σύναψη σύμβαση,
- να έχουν επίγνωση των περιορισμών και των απαιτήσεων της σχετικής νομοθεσίας,
- να κατανοήσουν πλήρως το περιεχόμενο των προσφορών,
- να διαθέτουν γνώση της αγοράς με την οποία σχετίζεται η συγκεκριμένη σύμβαση,
- να κατανοούν τους στόχους της διαδικασίας αξιολόγησης και το ρόλο της στο πλαίσιο της ευρύτερης διαδικασίας σύναψης συμβάσεων.
