Ο όρος Διαχείριση Σύμβασης αναφέρεται στις διαδικασίες που επιτρέπουν σε μία Αναθέτουσα Αρχή να επιβεβαιώνει ότι ο Ανάδοχος εκτελεί το Έργο σύμφωνα με τους όρους της Σύμβασης, παρέχοντας τις υπηρεσίες/ προμηθεύοντας τα προϊόντα ή κατασκευάζοντας δημόσια έργα που έχουν καθοριστεί με τα έγγραφα του Διαγωνισμού, στον χρόνο και στην ποσότητα που έχει καθοριστεί στην Σύμβαση αλλά και με την ποιότητα και το κόστος που επίσης έχουν καθοριστεί σε αυτήν. Η Διαχείριση της Σύμβασης εκτός από τη διαχείριση των παραλαβών περιλαμβάνει διοικητικές εργασίες και το σπουδαιότερο το χτίσιμο και τη διατήρηση καλής σχέσης συνεργασίας με τον Ανάδοχο.

 Εξυπακούεται ότι η μη αποτελεσματική διαχείριση της σύμβασης θα οδηγήσει σε αποζήτηση ευθυνών αρχίζοντας από τον Συντονιστή της Σύμβασης, τον Προϊστάμενο της Αναθέτουσας Αρχής, την Ομάδα Παρακολούθησης του Έργου, στον Ανάδοχο και γενικά σε όλους τους εμπλεκόμενους στη διαχείριση της σύμβασης. Έχει αποδειχτεί ότι μπορεί να επιφέρει τα ακόλουθα προβλήματα:

• Να μην λαμβάνονται αποφάσεις στο σωστό χρόνο επιτρέποντας έτσι σε δυνητικούς κινδύνους να εκδηλωθούν

• Ο Ανάδοχος να εκτελεί το Έργο σύμφωνα με την αντίληψη που ο ίδιος έχει διαμορφώσει για τις απαιτήσεις της σύμβασης, χωρίς να αντιλαμβάνεται τους πραγματικούς στόχους και τα αναμενόμενα, από την εκτέλεση του Έργου, αποτελέσματα

• Η υλοποίηση του Έργου που περιγράφεται στη σύμβαση υποεκτιμάται από τον Ανάδοχο τόσο από άποψη χρόνου όσο και ανθρώπινων πόρων που απαιτούνται, οδηγώντας μοιραία σε αποκλίσεις από τον αρχικό σχεδιασμό και πιθανόν σε υπέρβαση του αρχικά εκτιμηθέντος προϋπολογισμού

• Το Έργο υλοποιείται με αργούς ρυθμούς

• Χάνονται οι ευκαιρίες για τη βελτίωση της σχέσης ποιότητας/ τιμής

• Οι αλλαγές στη σύμβαση δεν πραγματοποιούνται σύμφωνα με τον καθορισμένο και συμφωνημένο τρόπο, αυξάνοντας την πιθανότητα να εμφανιστούν νέοι κίνδυνοι στην υλοποίηση του Έργου

• Τα προϊόντα, οι υπηρεσίες και τα δημόσια έργα παραλαμβάνονται/ γίνονται αποδεκτά χωρίς να πληρούν τα κριτήρια παραλαβής/ αποδοχής που έχουν θεσπιστεί για αυτά

• Οι πληρωμές που πραγματοποιούνται και τα ποσά που καταβάλλονται δεν αντιστοιχούν σε εργασίες που έχουν πλήρως ή επαρκώς υλοποιηθεί

• Η διαχείριση των προβλημάτων που εμφανίζονται κατά τη διάρκεια εκτέλεσης της Σύμβασης δεν γίνεται έγκαιρα και αποτελεσματικά οδηγώντας συνήθως τις σχέσεις Αναθέτουσας Αρχής και Αναδόχου σε ένταση

• Η επικοινωνία μεταξύ της Αναθέτουσας Αρχής και του Αναδόχου είναι περιορισμένη αυξάνοντας την πιθανότητα για παρεξηγήσεις, παρερμηνείες και εξαγωγή λανθασμένων συμπερασμάτων

• Η απόδοση του Αναδόχου δεν αξιολογείται καθ’ όλη τη διάρκεια εκτέλεσης της σύμβασης μη επιτρέποντας έτσι την ανάληψη δράσεων για την αύξηση της απόδοσης και της αποτελεσματικότητας της σύμβασης.

 Η Κυπριακή Δημοκρατία αναγνωρίζοντας τη σημασία των διαδικασιών διαχείρισης μιας σύμβασης, έχει εκδώσει και θέσει σε ισχύ τον Κανονισμό 138/2016, ο οποίος ισχύει όχι μόνο για όλες τις κεντρικές κυβερνητικές αρχές (Υπουργεία, Υπηρεσίες, Τμήματα των Υπουργείων, Ανεξάρτητα Γραφεία και Υπηρεσίες) αλλά και για όλες τις αναθέτουσες αρχές του Ευρύτερου Δημόσιου Τομέα (Αρχές Τοπικής Αυτοδιοίκησης και Οργανισμούς Δημοσίου Δικαίου) και ο οποίος καθορίζει - ανεξαρτήτως του αν η σύμβαση αφορά προμήθεια προϊόντων, παροχή υπηρεσιών ή την εκτέλεση δημοσίων έργων - τα ακόλουθα:

• Τις υποχρεώσεις των συμβαλλομένων

• Τη σύσταση και λειτουργία των αρμοδίων οργάνων για τη διαχείριση αλλαγών και απαιτήσεων

• Την παραλαβή προμηθειών (προϊόντων)

• Την αξιολόγηση του Αναδόχου και τις κυρώσεις σε περίπτωση αδυναμίας του να εκτελέσει τη σύμβαση.